Mes réservations de ressources
- infoCCTLaval
Avant-propos
Comme pour le module de gestion des visioconférences, le mode « Authentification » exige que chaque personne souhaitant réserver une ressource doive s'authentifier afin d'avoir accès aux ressources des installations auxquelles il est associé. En plus d’appliquer un principe d'approbation, ce mode permet de restreindre à certains utilisateurs la possibilité de réserver une ressource. Cet onglet permet :
de filtrer les réservations de ressources à votre convenance;
de consulter une réservation de ressources (accessible à l'ensemble des utilisateurs);
d'ajouter, de modifier ou de supprimer une réservation de ressource selon vos droits;
d’approuver les réservations soumises à votre approbation.
Deux modes d’affichage (mode Liste ou mode Calendrier) sont disponibles lorsque vous accédez à cette page.
L’interface
Contrairement au MGV, qui est le sous-onglet par défaut, pour accéder au MGR, vous devez sélectionner RÉSERVATIONS puis Ressource. Vous êtes alors redirigé vers la page Mes réservations de ressource.
Les Filtres
Des filtres sont accessibles pour préciser l'affichage des réservations.
Ressources
(1) : Une liste des installations auxquelles vous êtes associé est affichée.
(2) : Si vous êtes associé à plus de dix installations, utilisez la barre de défilement pour afficher les autres.
(3) : Pour voir les propriétaires d'une installation, il suffit d’agrandir l’affichage en cliquant sur la flèche de l’installation. Le ou les propriétaires associés à cette installation s’affichent.
(4) : Le propriétaire correspond à la personne, au service, au département ou à la direction qui assure la gestion de la ressource dans une installation. Le propriétaire n'a pas nécessairement l'usage exclusif de la ressource, mais il est l'entité responsable de celle-ci. Cela ne lui donne en rien plus de droits dans l'application IRIS. La notion de propriétaire est utilisée pour séparer les ressources lors de l'affichage et simplifier la recherche de l'une d'elles. Pour les petites installations où il n'y a pas de propriétaire, le nom de l'installation est inscrit comme propriétaire.
(5) : Pour le propriétaire souhaité, vous devez cliquer sur sa flèche d’agrandissement pour afficher les types de ressources.
(6) : Seuls les types de ressources qui sont associés à cette installation s’affichent. Il y a neuf types de ressources possibles (salle, chambre-logement, clinicien, informatique, matériel divers, matériel médical, multimédia, téléphonie et véhicule). Cliquez ensuite sur la flèche correspondant au type de ressource que vous cherchez.
(7) : Dans cet exemple, l’utilisateur s’intéresse aux ressources de type salle. Vous voyez alors toutes les ressources qui sont associées au type de ressource Salle sous un propriétaire donné (7.30). Pour sélectionner une ou des ressources, cochez la case devant la ressource.
(8) : En cochant une ressource, un crochet vert s’affiche dans la case.
(9) : La case devant le type de ressource (Salle) est alors remplie (sélection partielle en vert), parce qu'une ou des salles sont sélectionnées dans son arborescence. Cela indique qu'au moins une ressource est sélectionnée, sans toutefois qu’elles le soient toutes. Il en est de même pour les cases devant le propriétaire et devant l'installation. Lorsque toutes les options sont sélectionnées, un crochet vert s’affiche dans la case.
(10) : Légende au bas du tableau.
(11) : Le nombre de ressources sélectionnées s’affiche en bas à droite. Un nombre maximum de 100 ressources peuvent être sélectionnées. Vous pouvez ainsi aller sélectionner différentes ressources dans plusieurs installations. Même en quittant l'application, vos choix seront conservés tant que vous ne modifierez pas.
(12) : Vous pouvez aussi rechercher une ou des ressources par l’intermédiaire du champ Filtre. À l'aide d'un mot clé (le plus précis possible) vous pouvez mettre en surbrillance des ressources recherchées. Le mot clé peut correspondre tant au nom de la ressource , qu'au type de ressource, au propriétaire ou encore à l'installation. Les choix correspondants sont alors inscrits en rouge et l'arborescence s’agrandit automatiquement pour permettre de visualiser les résultats.
(13) : Si par exemple on inscrit « CHUL » dans le champ Filtre, tous les éléments qui contiennent ce mot sont mis en surbrillance, que ce soit une installation, un propriétaire, un type de ressource ou une ressource.
Caractéristiques
D'autres outils sont aussi disponibles pour préciser vos recherches de ressources : les caractéristiques (14). La recherche à l’aide des caractéristiques se fait selon les ressources sélectionnées auparavant. Donc, si vous avez sélectionné toutes les ressources de vos installations à gauche, la recherche s’effectue dans l'ensemble de ces dernières. Cependant, si vous avez fait des choix d'installations, de propriétaires ou de ressources, la recherche se fait parmi celles-ci. Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide des caractéristiques suivantes :
(16) : Le champ Caractéristiques disponibles s'ouvre en cliquant dessus. Une fenêtre s'affiche avec des caractéristiques divisées en deux sections.
(15) : Le champ Nombre de places affichera seulement les salles avec une capacité de personnes égale ou supérieure.
(17) : Afficher les salles avec un système de visioconférence fixe seulement.
(18) : Afficher seulement les réservations dont je suis approbateur (si vous êtes approbateur pour au moins une ressource).
(19) : Afficher seulement mes réservations : affiche seulement les réservations que vous avez faites pour les ressources sélectionnées.
(20) : Afficher les réservations passées : affiche les réservations dont la date et l'heure de fin sont déjà passées.
(21) : Information permettant de savoir combien de ressources respectent vos critères.
(22) : Ce bouton permet d’appliquer le filtre.
(23) : Lorsque vous faites une modification dans les filtres, il est possible d'enregistrer cette configuration afin que l'affichage soit configuré de nouveau selon vos critères lors de votre prochaine visite. Si vous n’enregistrez pas la sélection actuelle, l'affichage lors de la prochaine visite sera celui qui a été enregistré antérieurement.
(24) : Réinitialiser les filtres : Ramène les filtres selon la configuration par défaut de l'application.
(25) : Réinitialiser les filtres selon mes préférences : Ramène les filtres selon vos sélections dans Mes préférences.
Période
Lorsque nous sommes dans l’affichage du mode Liste, une troisième colonne s’affiche dans la sous-section Mes critères contenant Période et Statuts.
(26) : Ce groupe de boutons radio vous permet de filtrer par jour, par semaine, par mois ou sur une période définie les différentes réservations dans notre grille.
(27) : Ce groupe de boutons radio vous permet d'affiner la recherche de réservations selon la date de la réservation de la ressource ou selon la date de dernière modification de la réservation.
(28) : Il est possible aussi de filtrer vos recherches par statuts. C'est à cet endroit que vous pouvez cocher Annulée pour afficher les réservations annulées. Vous avez aussi la possibilité de filtrer selon les autres statuts.
Affichage en Mode Liste
Sur cette page, vous pouvez avoir accès aux réservations que vous avez créées, notamment celles des établissements auxquels vous avez accès. L'affichage se fait selon le mode Liste ou le mode Calendrier. Pour passer de l'un à l'autre, cliquez sur le mode souhaité (1).
(2) : En mode Liste, vous pouvez afficher 10, 25, 50 ou 100 réservations à la fois.
En mode Liste, les informations suivantes sont affichées dans la grille :
(3) : Le numéro de réservation IRIS du module de gestion des ressources (MGR).
(4) : Le numéro de réservation IRIS du module de gestion des visioconférences (MGV) si la ressource réservée contient au moins un système fixe. Si aucun système fixe ne se trouve dans la salle, la case reste vide.
(5) : Le titre de la réservation.
(6) : La date et l'heure de début et de fin de la réservation.
(7) : Le nombre de personnes concerné par la réservation.
(8) : Le département : indique le département de celui qui la réservation est faite.
(9) : Les noms des ressources réservées.
(10) : La date et l'heure de la dernière modification de la réservation. Si aucune modification n'a été faite, la date de création se répète.
(11) : Le statut : pour connaître le détail des statuts, consultez la page Statuts.
(12) : Les boutons d'action : voir les détails de ces boutons plus bas.
(13) : Le champ Rechercher : cette case permet d'inscrire un mot clé, une adresse IP ou encore un titre pour permettre de retrouver une ou des réservations selon ce critère. Il est possible aussi de rechercher une ou des réservations créées par un utilisateur. Il suffit d'inscrire dans un seul mot les deux premières lettres du prénom ainsi que les deux premières lettres du nom de famille (p. ex. : « frbu » pour François Bureau). Vous verrez alors seulement les réservations créées par ce dernier. En combinant avec la fonction pour une période donnée, il est possible d'afficher toutes les réservations portant le même titre, y compris le même système, créées par la même personne, etc. pour la période désirée. Notez que cette fonction n'est pas disponible dans le mode Calendrier.
Affichage en Mode calendrier
Il s’agit du mode d’affichage par défaut lorsqu'on accède à la réservation des ressources. Et par défaut aussi, l’onglet Planning est défini.
En mode Calendrier, après avoir appliqué le filtre, les ressources correspondant à vos choix s’affichent (1). Le nom de la ressource, sa capacité ainsi que des icônes présentant les caractéristiques de cette dernière mais aussi du type de ressource dont il s'agit sont également indiqués. Vous pouvez consulter la légende des couleurs des réservations ainsi que la définition des icônes, soit en cliquant sur Légende (2), soit en la consultant au bas de la page (3). Voyez les détails de cette dernière plus bas dans la page.
En passant la souris sur une réservation, vous pouvez voir les détails de cette dernière (4).
En cliquant avec le bouton droit sur la réservation, vous avez accès aux boutons d'actions (5). Si vous cliquez sur l’icône d’information à côté du nom de la ressource, vous aurez alors accès aux informations concernant celle-ci.
Affichages disponibles
En mode calendrier, quatre modes d'affichage sont disponibles, soit Planning, Jour, Semaine et Mois.
Mode Planning
Dans cet affichage, vous pouvez afficher les réservations pour une à cinq journées à la fois. Pour déterminer ce nombre de journées, vous devez vous rendre dans l'onglet Mes préférences de la section de Mon compte. Le nom et les caractéristiques de chacune des ressources sélectionnées s’affichent dans la colonne de gauche tandis que la plage horaire s’affiche horizontalement sur la même ligne.
Mode Jour
Avec l’affichage par jour, le nom et l’emplacement de chacune des ressources sélectionnées s’affichent dans la case de la réservation. Les horaires s’affichent dans la colonne de gauche et les plages horaires réservées sont disposées verticalement.
Mode semaine
Avec l’affichage hebdomadaire, le nom et l’emplacement des ressources sélectionnées se trouvent dans la case de la réservation. Les horaires sont visibles dans la colonne de gauche et les plages horaires réservées s’affichent verticalement pour chacune des journées de la semaine.
Il est possible de sélectionner le samedi et le dimanche à partir de l'onglet Mes préférences de la section de Mon compte, si vous souhaitez qu’ils figurent dans le tableau hebdomadaire.
Mode mois
Avec l’affichage mensuel, l’heure et le nom des ressources sélectionnées se trouvent dans la case de la réservation et l’affichage se présente sous la forme de jours et de dates. Ex. le lundi 04 mars, il y a deux rencontres. La première à 09 : 00 et la seconde à 12 : 00.
Légende détaillée
Les types de couleurs des réservations déterminent d'abord la propriété. Les réservations bleues ont été créées par vous et les oranges par les autres utilisateurs. Les couleurs déterminent aussi la provenance. Les foncées ont été créées dans le MGR et les pâles dans le MGV. Donc, une réservation bleu pâle a été créée par l’utilisateur en cours dans le MGV.
Pour ce qui est des statuts (barre de couleur à gauche de la réservation), le vert indique une réservation approuvée, et le jaune, en attente de la réponse de l'approbateur.
Les icônes de la section Propriétés (rectangle jaune) peuvent se retrouver dans la réservation et indiquent s'il s'agit d'une série ou encore si plus d'une ressource se retrouve dans la réservation.
Dans le rectangle vert, vous retrouvez les icônes susceptibles de s’afficher à côté du nom de la ressource indiquant s'il y a un processus d'approbation, si la salle est restreinte à certains utilisateurs ou encore si un système de visioconférence se trouve dans la salle.
Enfin, les icônes qui sont dans le rectangle rouge déterminent de quel type de ressource il s'agit.
Les icônes
Permet de visualiser la réservation. Si vous n’êtes pas le créateur de la réservation, vous ne pouvez pas modifier la réservation. Cependant, vous pouvez la consulter.
Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, le crayon vous permet de modifier l’ensemble des éléments qui se trouvent dans la réservation.
Permet de copier une réservation à venir. Lorsqu’une réservation se répète, vous pouvez, pour créer la nouvelle réservation, copier une réservation similaire et simplement modifier la date et l’heure de la prochaine réservation.
Permet d’afficher l’historique d’une réservation.
Permet de mettre un rappel sur la réservation.
Lorsque vous avez les droits appropriés, ce bouton permet de mettre fin à une réservation qui est en cours. Ceci permet de rendre disponibles les ressources pour une autre réservation même si le temps prévu pour celle qui était en cours n’est pas terminé.
Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, vous pouvez supprimer une réservation.