Mes réservations de visioconférence
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Avant propos
Lorsque vous vous authentifiez dans IRIS, vous accédez directement à l’onglet Réservations sous l'onglet Visioconférence par défaut. Cet onglet permet :
de filtrer les réservations de visioconférence à votre convenance;
de consulter une réservation de visioconférence (accessible à l’ensemble des utilisateurs);
d'ajouter un système de visioconférence à une réservation publique;
de modifier un système de visioconférence ou de le retirer d’une réservation;
de créer, modifier et supprimer une réservation de visioconférence.
Deux modes d’affichage (Liste ou Calendrier) sont disponibles lorsque vous accédez à cette page.
L’interface
Les Filtres
Vous pouvez utiliser des filtres pour préciser davantage l'affichage des réservations.
(1) Ce groupe de boutons radio vous permet de filtrer les réservations par jour, par semaine, par mois ou dans une période définie.
(2) Ce groupe de boutons radio vous permet de filtrer les réservations selon la date de réservation ou la date de dernière modification de la réservation.
(3) Il est possible d'afficher les réservations selon les quatre types de réservations standards de visioconférence (Administration, Recherche, Téléconsultation ou Téléformation). Si aucune case n'est cochée, tous les types de réservations s’affichent. Sinon, seules les réservations qui correspondent aux options cochées s’affichent. En cochant Réservation salle, vous affichez alors les réservations de salle faites dans le MGR qui contiennent un système de visioconférence fixe. La réservation ne requiert pas l'utilisation du système de visioconférence, mais elle bloque quand même son utilisation.
Remarque : Puisque ces données sont peu utiles dans la gestion quotidienne de vos activités de visioconférence, nous vous recommandons de ne pas cocher ce type et appuyer sur Sauvegarder les filtres (15) par la suite.
(4) Ce filtre permet d'afficher les réservations selon une ou plusieurs spécialités.
(5) Ce filtre permet d'afficher les réservations selon une ou plusieurs activités.
(6) Ce filtre permet d'afficher les réservations selon un ou plusieurs sites organisateur.
(7) Pour ceux qui sont associés à plusieurs établissements, les filtres suivants permettent de préciser l'affichage selon une ou plusieurs installations. Selon vos accès, sélectionnez d'abord le ou les RUISSS indiqués.
(8) Ce filtre permet de sélectionner la ou les régions administratives.
(9) Cochez la ou les installations choisies. Utilisez si besoin la case Filtre pour faciliter votre recherche; Cliquez ensuite sur Appliquer le filtre (17).
(10) Pour les établissements qui utilisent cette fonctionnalité, il est possible aussi de filtrer par technicien associé à la réservation.
(11) Il est possible aussi de filtrer vos recherches par statut. C'est à cet endroit que vous pouvez cocher Annulée pour faire afficher les réservations annulées.
(12) En cochant Afficher les périodes de prétest, l'heure de début de la réservation dans la case Date/Heure inclus le temps de prétest.
(13) En cochant la case Afficher les réservations publiques, ces dernières s’affichent dans la liste. Dans le cas contraire, vous ne les verrez pas.
(14) En cochant la case Afficher les réservations passées, les réservations déjà passées s’affichent dans la liste.
(15) Lorsque vous faites une modification dans les filtres, il est possible d'enregistrer cette configuration afin que l'affichage soit déjà configuré de cette façon et selon vos critères lors de votre prochaine visite. Si vous n’enregistrez pas la sélection actuelle, l'affichage lors de la prochaine visite sera celui enregistré antérieurement.
(16) Réinitialiser les filtres : cette option ramène les filtres à la configuration par défaut de l'application.
Réinitialiser les filtres selon mes préférences : cette option ramène les filtres à vos sélections dans Mes préférences.
(17) Ce bouton permet d’appliquer le filtre.
Remarque : Doit être appliqué chaque fois qu’un changement est fait dans les éléments de filtres.
(18) En cliquant sur la flèche Plus, vous avez accès aux éléments de filtres, mentionnés plus haut, permettant de préciser votre recherche ou l'affichage des réservations.
Affichage en mode liste
Sur cette page, vous pouvez accéder aux réservations que vous avez créées, auxquelles au moins un système de visioconférence de votre établissement est inscrit, ainsi que les réservations publiques. L'affichage se fait selon le mode Liste ou le mode Calendrier. Pour passer de l'un à l'autre, cliquez sur le mode souhaité (1).
(2) En mode Liste, vous pouvez afficher 10, 25, 50 ou 100 réservations à la fois.
En mode Liste, les renseignements suivants sont affichés dans la grille :
(3) Le numéro de réservation IRIS du module de gestion des visioconférences (MGV);
(4) Le numéro de réservation IRIS du module de gestion des ressources (MGR) si au moins un des systèmes se trouvant dans la réservation se trouve dans un établissement qui utilise le MGV.
Remarque : Il est important de noter que le numéro de réservation du MGR est le même pour tous les établissements ayant un système dans la réservation, peu importe où ils se situent. Si aucun établissement se trouvant dans la réservation n'utilise le MGR, la case est vide.
(5) Le titre de la réservation;
(6) La date et l'heure de début et de fin de la réservation . À moins d'avoir coché la case prétest, l'heure de début n'inclut pas le prétest;
(7) La date et l'heure de la création de la réservation;
(8) La date et l'heure de la dernière modification de la réservation. Si aucune modification n'a été faite, la date de création se répète;
(9) Mon rôle : ceci indique mon rôle par rapport à la réservation :
Aucun : je n'ai pas créé la réservation et aucun système de visioconférence de mon/mes établissement(s) ne se trouve dans la réservation;
Participant : je n'ai pas créé la réservation et au moins un système de visioconférence de mon/mes établissement(s) se trouve dans la réservation;
Organisateur : j'ai créé la réservation.
(10) Organisateur : indique l'établissement qui organise la visioconférence;
(11) Statut: pour connaître le détail des statuts, consultez la page Statuts de réservation;
(12) Public : cette section indique si la réservation est publique ou non;
(13) Mode :
TMS (automatique) : indique que c'est IRIS qui commandera aux TMS concernés de brancher les systèmes de visioconférences ensemble;
TMS (réservation seulement) : indique qu'il s'agit d'une réservation qui bloque le système de visioconférence sans qu'aucune commande de branchement ne se fasse de façon automatique.
Pont : indique que pont national assure la gestion du branchement des systèmes se trouvant dans la réservation.
(14) Boutons d'action : voir les détails de ces boutons plus bas;
(15) Rechercher : cette case permet d'inscrire un mot clé, une adresse IP ou encore un titre pour permettre de retrouver une ou des réservations selon ce critère. Il est possible aussi de rechercher une ou des réservations créées par un utilisateur. Il suffit d'inscrire dans un seul mot les deux premières lettres du prénom ainsi que les deux premières lettres du nom de famille (p. ex. : «frbu» pour François Bureau). Vous verrez alors seulement les réservations créées par ce dernier. En combinant avec la fonctionnalité pour une période donnée, il est possible d'afficher toutes les réservations portant le même titre, y compris le même système, créées par la même personne, etc... pour la période désirée. Notez que cette fonctionnalité n'est pas accessible dans le mode Liste;
(16) No. de réservation : en inscrivant dans cette case le numéro d'une réservation, vous pouvez accéder directement à la réservation. Cette case est aussi utilisée lorsqu'une réservation est « Standard » et que vous n'avez pas déjà un système dans la réservation. Ainsi, vous ne pouvez voir la réservation dans la liste. Pour y ajouter votre système, tapez le numéro de réservation dans cette case et vous pourrez ainsi l'ajouter sans pour autant modifier les autres paramètres de la réservation.
Affichage en mode calendrier
Cet affichage permet d’obtenir plus rapidement certaines données mais comme le mode liste, vous pouvez accéder aux réservations que vous avez créées, auxquelles au moins un système de visioconférence de votre établissement est inscrit, ainsi que les réservations publiques.
(1) Par défaut, les heures d’affichage sont de 8 h à 16 h , du lundi au vendredi.
(2) Pour voir une activité prévue en dehors de ces heures, cliquez sur Voir 24 heures en bas de l'écran . Pour modifier les heures de la journée affichées par défaut, ainsi que les jours de fin de semaine, entrez les données nécessaires dans la section Mes préférences;
(3) En passant la souris sur une réservation, les informations de la réservation s’affichent;
(4) Les boutons d’actions n’apparaissent pas dans ce mode d’affichage. Pour accéder aux mêmes commandes, placez le curseur de votre souris sur une réservation et cliquez sur le bouton droit . Les mêmes fonctionnalités de filtre sont disponibles dans cet affichage. Consultez la section Mode Liste pour le détail.
(5) La présence d'un trombone indique qu'au moins un document est joint à la réservation.
(6) La présence du signe représentant une boucle indique que la réservation fait partie d'une récurrence.
(7) La présence de l'œil indique que la réservation est publique.
Les icônes et les boutons
Icônes
La présence de certaines icônes vous donne des informations supplémentaires.
Indique qu'il s'agit d'une réservation créée à posteriori (après l'activité en question).
Indique qu'il s'agit d'une réservation incluse dans une série.
Indique qu'au moins un document est joint à la réservation.
Boutons
Les boutons peuvent varier en fonction de différents facteurs :
si la réservation est passée ou à venir;
s’il s’agit d’une récurrence;
selon les droits dont vous disposez.
Permet de visualiser la réservation. Si vous n’êtes pas le créateur de la réservation, vous ne pouvez pas modifier la réservation. Toutefois, vous pouvez la consulter.
Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, le crayon vous permet de modifier l’ensemble des éléments qui se trouvent dans la réservation.
Cette fonctionnalité permet de mettre à jour les données statistiques d'une réservation passée afin de s'assurer de l'exactitude des statistiques. Par exemple : nombre de patients vus en téléconsultation.
Vous ne pouvez pas modifier une réservation que vous n’avez pas créée. Ce bouton vous permet néanmoins de modifier ou de retirer le système de visioconférence de votre installation qui se trouve dans une réservation. Vous avez toutefois accès uniquement aux systèmes de vos installations.
Permet d'obtenir toutes les informations concernant la réservation correspondante sur le pont national (No. de réservation, ID de la conférence, NIP, etc.). L'information s'affiche alors sous la même forme que le courriel envoyé par le gestionnaire du pont de visioconférence:
Remarque : Cette icône s’affiche seulement pour les réservations ultérieures utilisant le pont national.
Lorsque vous êtes le créateur d’une réservation ou si vous détenez les droits de modifications de toutes les réservations de votre établissement, vous pouvez supprimer une réservation qui est annulée. Vous pouvez aussi supprimer une réservation antérieure qui n’aurait pas eu lieu. Ceci permet de tenir à jour les statistiques. Lorsque vous annulez une réservation, vous devez sélectionner la raison de la suppression. Consultez la page Supprimer une réservation de visioconférence pour obtenir de plus amples renseignements.
Lorsque vous avez les droits appropriés, ce bouton permet de mettre fin à une réservation qui est en cours. Ceci permet de rendre disponibles les systèmes pour une autre réservation même si le temps prévu pour celle qui était en cours n’est pas terminé. Il est aussi possible de terminer la conférence directement dans la réservation à l'aide du bouton se trouvant en haut à droite. Lorsque vous terminez une réservation de visioconférence qui contient des systèmes de visioconférence appartenant à un établissement utilisant le MGR, les ressources associées à ces stations de visioconférence sont elles aussi libérées afin de les rendre disponibles pour une nouvelle réservation avec ou sans activité de visioconférence.
Permet de copier une réservation a posteriori, c’est-à-dire pour une activité qui est déjà passée. L’ensemble des données incluses dans la réservation originale sont copiées; il suffit de modifier la date et l’heure pour créer la nouvelle réservation a posteriori. Cette fonctionnalité est utilisée pour créer une réservation dans IRIS à des fins statistiques. Elle permet d’assurer que toutes les activités de visioconférence peuvent être inscrites dans IRIS, même après leur réalisation, et ce, afin de donner un portrait statistique exact.
Permet de copier une réservation à venir. Lorsqu’une activité se répète, vous pouvez, pour créer la nouvelle réservation, copier une réservation similaire et simplement modifier la date et l’heure pour celles de la prochaine rencontre. Vous avez aussi la possibilité de modifier des participants et/ou des équipements.
Permet de copier une récurrence.
Permet de créer un modèle à partir d’une réservation existante. Ce modèle peut ensuite être utilisé pour créer rapidement de nouvelles réservations. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez une activité qui se répète sans récurrence précise (chaque semaine, chaque mois, etc.). Créez une nouvelle réservation à l’aide du modèle, modifiez les informations désirées et enregistrez simplement votre nouvelle réservation.
Lorsqu'un trombone se retrouve dans la case du titre, ceci indique qu'au moins un document est joint à la réservation.
La présence de ce signe dans la case « Date/Heure » indique que la réservation fait partie d'une récurrence.
Voir les articles détaillés concernant la réservation de visioconférence