Collaboration dans une fiche du répertoire de services
La fonctionnalité de collaboration dans le répertoire de services en télésanté permet de partager la responsabilité de la saisie et de la mise à jour des fiches avec d’autres personnes impliquées dans le service déployé.
Dans ce modèle de saisie décentralisé, les membres de l’équipe de télésanté peuvent demander l’aide de collaborateurs, par exemple des gestionnaires cliniques ou des professionnels de la santé, afin de compléter ou de mettre à jour les fiches plus efficacement.
Dans le cadre de cette fonctionnalité, les collaborateurs reçoivent des courriels informatifs qui facilitent le suivi des contributions et assurent une meilleure coordination entre les personnes impliquées.
Cette fonctionnalité vise à améliorer :
la qualité et la rapidité des mises à jour;
la participation des équipes cliniques;
la fiabilité des informations publiées.
Comprendre la collaboration
Qu’est-ce qu’un collaborateur?
Un collaborateur est une personne autorisée à :
y contribuer en ajoutant ou modifiant du contenu, qu’il s’agisse d’une première publication ou d’une mise à jour.
Quand utiliser la collaboration?
La fonctionnalité de collaboration est particulièrement utile lorsque la responsabilité de compléter ou de mettre à jour une fiche ne peut pas être assumée par une seule personne. Voici les situations les plus fréquentes :
Vous êtes superutilisateur et avez besoin d’appui.
Il peut arriver que vous ayez besoin de l’aide d’autres personnes pour compléter une fiche, que ce soit lors de sa création ou lors de sa mise à jour. La collaboration vous permet alors d’inviter les intervenants concernés à contribuer directement aux sections pour lesquelles ils détiennent l’expertise.Vous avez été désigné comme collaborateur et vous avez besoin d’appui.
Si vous avez été ajouté comme collaborateur, il est possible que vous ne déteniez pas toutes les informations requises pour compléter entièrement les éléments qui vous ont été attribués.
Dans ce cas, vous pouvez à votre tour solliciter une autre personne afin d’obtenir les précisions nécessaires. Cette situation peut se présenter tant lors de la création initiale d’une fiche que lors de sa mise à jour.
Repérer les fiches où vous êtes collaborateur
Dans l’onglet Consultation des services, une icône permet d’identifier rapidement les fiches pour lesquelles vous êtes collaborateur.
Un indicateur est visible :
dans la liste par défaut;
dans la vue Mes fiches;
dans la vue Mes brouillons.
Ajouter un collaborateur
Il est possible d’ajouter un collaborateur dans deux types de situations :
Lors de la création d’une fiche, afin d'obtenir de l’aide pour remplir les différentes étapes.
Lorsqu’une fiche existe déjà, pour permettre à un collaborateur de contribuer à sa mise à jour ou à son amélioration.
Info : La collaboration est offerte uniquement aux utilisateurs ayant des droits d’accès d'Éditeur ou de Superutilisateur.
Ajouter un collaborateur lors de la création d’une fiche
Dans la page principale :
Sélectionnez l’onglet Création d’une fiche.
Puis sélectionnez Vous êtes fournisseur ou Vous êtes receveur. Le fonctionnement est le même, peu importe le type de fiche.Saisissez les informations initiales de la fiche.
Enregistrez la fiche en mode Brouillon.
Pour activer la collaboration, la fiche doit d’abord être enregistrée comme brouillon :Cliquez sur Enregistrer comme brouillon.
b. Dans la fenêtre qui s’affiche, ajoutez un titre à votre brouillon.
c. Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter un collaborateur à une fiche existante
Lorsque la fiche existe déjà, la collaboration sert à faciliter sa mise à jour.
Dans la page principale, recherchez la fiche souhaitée.
Sur la ligne correspondante, placez votre curseur pour afficher la barre d’action.
Cliquez sur le chevron, puis sélectionnez Modifier la fiche.
À partir de l'étape 4, la marche à suivre est la même dans les deux scénarios.
Dans l’étape 6 – Collaboration :
Cliquez sur Inviter pour ouvrir la fenêtre d’ajout. Les informations du créateur de la fiche apparaissent automatiquement dans la liste.
5. Pour sélectionner un collaborateur :
a. Cliquez sur le chevron à droite du champ Collaborateurs à inviter pour ouvrir la liste déroulante.
Utilisez le moteur de recherche ou parcourez la liste pour sélectionner le ou les collaborateurs souhaités.
Cliquez de nouveau sur le chevron pour fermer la liste.
Le nom du collaborateur sélectionné s’affiche alors sous le champ.Ajouter des informations supplémentaires (optionnel)
Dans le champ Informations supplémentaires, vous pouvez apporter des précisions.
Astuce : Si vous devez attribuer des instructions différentes à plusieurs collaborateurs, il est recommandé de les ajouter un à la fois.
Envoyer l’invitation
Cliquez sur Inviter ou Annuler.
Communiquer avec les collaborateurs
La section Collaboration permet aussi aux utilisateurs d'échanger entre eux directement dans la fiche.
Quand utiliser l’envoi de message?
Vous êtes impliqué dans la saisie d’une fiche et souhaitez demander des précisions sur ce qu’un collaborateur a complété ou solliciter son aide.
Envoyer un message
Dans la liste des collaborateurs, repérez celui à qui vous voulez écrire.
Cliquer sur l’icône de l'avion en papier, à droite de son nom.
Rédigez votre message dans le champ Informations supplémentaires.
Cliquez sur Envoyer ou Annuler.
Retirer un collaborateur
Dans l'étape 6 - Collaboration :
Cliquez sur le X à droite du nom du collaborateur à retirer.
Dans la fenêtre, cliquer sur Retirer ou Annuler.